Er protokollen et offisielt dokument?

2024 Forfatter: Henry Conors | [email protected]. Sist endret: 2024-02-12 11:33

Ordet protokoll er på alles lepper. Kontorarbeidere hører det regelmessig under møter, politifolk bruker det i sin profesjonelle virksomhet, og statsoverhoder og diplomater blir tvunget til å følge reglene han dikterer. Hva er en protokoll? Vi finner ut av det nedenfor.

Betydningen av protokollen

Som mange andre begreper har dette ordet flere betydninger. Alt avhenger av aktivitetsfeltet der det ønskede konseptet brukes. Så la oss se på de vanligste situasjonene når det er vanlig å snakke om protokollen.

Når det gjelder forretningsmiljøet, er protokollen et dokument som beskriver hendelsen som finner sted (møte, møte, styre, etc.).

Vi har allerede nevnt ovenfor om politiet, som også ofte utarbeider et lignende dokument. I dette tilfellet antydes bekreftelsen av en forbrytelse eller lovbrudd.

I det internasjonale formatet er protokollen et sett med regler som bør følges under offisielle møter mellom myndighetspersoner, så vel som diplomatiske personer. For eksempel er det en protokoll for møter med ledernestater eller besøker presidenten.

I denne artikkelen vil vi imidlertid fokusere på konseptet med forretningsprotokoller.

Møtereferat

Forretningsmøter er en integrert del av alle prosesser i et forretningsmiljø. De kan finne sted offisielt, tatt i betraktning den fastsatte tiden og bare på kontoret. Uformelle forretningsdatoer er også veldig populære. I det andre tilfellet kan du klare deg uten protokollbekreftelse av samtalen. Hvis møtet er offisielt, må det være skriftlig i samsvar med alle regler.

Protokollen føres av sekretæren eller annen person med slik myndighet. For å holde tritt med flyten i samtalen, prøv å finne ut en grov liste over saker som vil bli diskutert på møtet. Det ville også være nyttig å ha en stemmeopptaker for ikke å gå glipp av detaljene, fordi protokollen er en svært detaljert beskrivelse av en forretningshendelse.

Navn på de tilstedeværende og fraværende bør noteres. For deg selv kan du gjøre notater angående plasseringen til alle som kom til møtet for å angi forfatterskapet til visse ord uten feil.

I begynnelsen av hvert møte bestemmes rekkefølgen spørsmålene skal behandles i, sørg for å skrive det ned ordrett.

Hvis det var en avstemning på møtet, angi resultatet (hvor mange som stemte "for" og hvor mange som stemte "mot"). I tilfelle det var et lite antall tilstede på møtet, har du mulighet til også å merke navn og etternavn på alle de som stemte.

Ikke utsettarkivering av protokollen på baksiden, fordi i løpet av denne tiden kan du glemme detaljene fra møtet.

Forhandlingsprotokoll

Forhandlinger skiller seg fra et vanlig forretningsmøte ved at de vanligvis diskuterer en eller et par saker som spiller en stor rolle for begge parter. I dette tilfellet er protokollen en mulighet til å registrere alle nyansene i samtalen og kravene til partene. Spørsmålet som vurderes blir ikke alltid løst umiddelbart etter de første forhandlingene, så direktørene eller andre ansatte trenger tid og fullstendig informasjon om møtet.

Forhandlingsprotokollen er utarbeidet etter samme prinsipp som ethvert forretningsdokument.

Det er nødvendig å angi datoen for den beskrevne hendelsen, dokumentnummeret og den fullstendige versjonen av tittelen. Dette etterfølges av en introduksjon, som nødvendigvis angir listen over de tilstedeværende og hovedsakene for diskusjon.

I hoveddelen er informasjonen vanligvis delt inn i tre deler: «Lyttet», «Snakket», «Bestemt». I den fullstendige versjonen av protokollen er ordene fra alle foredragsholdere sitert ordrett. I noen tilfeller utstedes det også et utdrag fra protokollen som dupliserer en viss del av den.