Referatet fra møtet er et dokument som gjenspeiler alle viktige beslutninger fra denne begivenheten. Dens feilaktige utforming, både i mening og i utførelse, kan føre til at den blir bestridt av deltakerne i møtet. I tillegg er det en potensiell fare for å fatte uriktige ledelsesbeslutninger dersom protokollen fra produksjonsmøtet inneholder forvrengt informasjon. Et sett med enkle anbefalinger vil hjelpe deg å ordne det riktig.
Teksten i dette dokumentet inneholder vanligvis to deler: introduksjon og hoveddel. Møteprotokollen (dets første halvdel) inkluderer en beskrivelse av hovedparametrene for arrangementet: stillinger, fullt navn. medlemmer, formann og sekretær. Når en av de tilstedeværende har en spesiell status (invitert, ekspert, observatør etc.), noteres dette også i dokumentet. Hvis møtet ble deltatt av mange personer, kan møteprotokollen inneholde data om demet eget ark, som er et uatskillelig vedlegg til dokumentet. Den innledende delen avsluttes med agendaen, som inneholder en liste over saker som er til behandling. Det er ønskelig å ordne dem i viktighetsrekkefølge, men det kan være andre faktorer som påvirker plassen i spørsmålslisten. For eksempel kan strukturen til agendaen avhenge av det logiske forholdet til deler av sakene eller ansettelse av personene som deltar i arrangementet. Selve dokumentet er skrevet på brevpapiret til organisasjonen (dets avdeling), det må angis når møtet fant sted.
Referatet fra møtet i hoveddelen skal stemme overens med den innledende delen. Spesielt bør punktene gå i samme rekkefølge som i dagsordenen. Algoritmen for å konstruere en tekst som registrerer informasjon om hvert agendapunkt er som følger: "lyttet", "snakket", "bestemt". Hovedregelen når man skriver denne delen av protokollen er at den ikke skal bli til en slags utskrift.
Spesielt beskriver underavsnittet "lyttet" hvem som var hovedtaleren i saken, hva han foreslo på slutten av talen. Ifølge talerne er det også angitt hvem som sa det han foreslo. Vedtaket fastsetter det endelige standpunktet til flertallet av møtedeltakerne. Hvis det ble vedtatt ved avstemning, er det angitt hvor mange som var for det, hvor mange som var imot det, samt antall avholdende. Avhengig av viktigheten av problemene som diskuteres, kan det fulle navnet være oppført. personer som har inntatt en eller annen stilling.
Møteprotokollen utarbeides av sekretæren, selve dokumentet undertegnes av bobestyrer og møteleder. Informasjonskilden for kompileringen er håndskrevne utkast, opptak gjort ved hjelp av en stemmeopptaker, transkripsjoner. Hvis løsningen av problemer identifisert under møtet krever myndighet fra en høyere tjenestemann som ikke deltok i møtet, kan godkjenning av beslutninger fra denne lederen i tillegg gis. En signert og registrert protokoll kan sendes som enkeltdokument eller som utdrag til tjenestemenn som bare er dekket av en del av spørsmålene.
