Grunnleggende normer og regler for forretningsetikett for en kontorarbeider og embetsmann

2024 Forfatter: Henry Conors | [email protected]. Sist endret: 2024-02-12 11:31

Når du begynner å jobbe, vil du snart innse at evnen til å følge de grunnleggende reglene for forretningsetikett bidrar til profesjonell suksess på alle felt og verdsettes like høyt som forretningskvaliteter. Det vil hjelpe deg enkelt å passe inn i ethvert team og raskt få troverdighet hos kolleger og ledelse, spesielt hvis du raskt klarer å fange forskjellen mellom forretnings- og sekulær etikette og lære å velge riktig oppførsel.

Grunnleggende forretningsetikett

Gode manerer på et kontor eller et statlig kontor er noe annerledes enn det som anses som anstendig (vanlig) utenfor.

• Hvis lederen er en mann, bør kvinner ikke forvente at han reiser seg når de kommer inn på kontoret. Selv om det er veloppdragne menn blant sjefene som får denne vanen brakt til refleksnivå og som alltid reiser seg når en dame kommer inn i rommet, er dette et unntak. Og la det være hyggelig, men likevel er en sekulær tone på jobben upassende. På kontoret,i en offentlig etat kommer den mannlige sjefen først gjennom døren, og når du er på forretningsreise, setter han seg først i bilen.
• Ordene "takk" og "vær så snill" i jobbsammenheng er enda mer ønskelig enn i "sosi alt liv". Takk kollegene dine for enhver, selv den mest ubetydelige tjenesten, og ikke glem det "magiske ordet" når du kommer med en forespørsel eller bare sender en ordre fra dine overordnede til en av de ansatte.
• Smil alltid når du hilser på kolleger og returner dem med et smil.
• Snakk med folk i en rolig, vennlig tone og vis dem tegn på oppmerksomhet, uavhengig av kjønn.
• Hvis mannen som går foran deg til døren har mange dokumenter, overkjør ham for å åpne døren og la ham passere. Hjelp på kontoret bør alltid være den som det er mer praktisk og praktisk, men i offisielle forhold er det et klart hierarki som du må føle og opprettholde. Dette betyr ikke at du skal være sjenert foran dine overordnede eller vise økt oppmerksomhet til hvert ord, nei, men du bør gi ham eller henne respekt.

De aksepterte reglene for forretningsetikett kan variere betydelig, ikke bare i ulike bransjer, men også i individuelle selskaper. Det er imidlertid regler som skal følges av både kontoransatte og offentlig ansatte. Blant dem er overholdelse av punktlighet, overholdelse av bildet av selskapet i klær, evnen til å holde hemmeligheter og evnen til å forlate personlige problemer utenfor jobben. La oss snakke mer om hver av disse reglene.

Behovet for å gjøre alt i tide

Reglene for forretningsetikett på et kontor, offentlige etat krever at du alltid kommer på jobb i tide, fullfører alle oppgaver i tide. Forsinkelser, forsinkelser i arbeid som må leveres nøyaktig til lovet tid er uakseptable.

Glipp aldri et forretningsmøte, kom til dem tidlig for ikke å sette selskapets omdømme i fare, ikke bare ditt eget. Hvis du trenger å komme for sent, varsle om det på forhånd, myndighetene bør være klar over hvor du er. Husk at overholdelse av nøyaktighet, punktlighet i alle saker er uunnværlige regler for forretningsetikett for en embetsmann og kontorarbeider, samt en manifestasjon av respekt for andre, naturlig for enhver utdannet person.

Hvordan kle deg riktig for kontoret eller offentlig tjeneste

Vanlig kleskode for bedrifter må følges.

• Utseendet til en ansatt bør stemme overens med selskapets image, skape et hyggelig inntrykk, og når du jobber i en offentlig etat, er dette enda viktigere.
• Kvinner er pålagt å bruke skjørt og kjoler som ikke er lengre enn kneet, skreddersydde buksedresser er tillatt. Det er uakseptabelt å bruke klær i lyse, prangende farger med paljetter, rhinestones og trange klær på jobben på kontoret.
• Menn bør holde seg til forretningsantrekk, ha dresser, bukser, skjorter med eller uten slips. Jeans og gensere utelukkes best fra arbeidsgarderoben.
• Du kan ha på deg på jobbbeskjedne smykker som matcher antrekket, samt andre detaljer i kostymet.

Personvern

Du må kunne beholde hemmelighetene til selskapet, enhver transaksjon, uten å utvide dette emnet verken med kolleger eller med dine kjære. Ikke les brev beregnet på andre personer, send alle meldinger personlig, uten mellomledd og uautoriserte personer. Hvis du trenger å sende en faks, ring adressaten på forhånd slik at han er i nærheten og personlig kan motta dokumentet eller brevet. Ikke bland ditt personlige liv med jobb, ikke snakk om problemer i livet, søk trøst eller be om hjelp fra kolleger. På kontoret er det viktig å beholde roen og godt humør, uavhengig av dårlig humør. Disse reglene for forretningsetikett for en offentlig tjenestemann og kontoransatt må følges strengt.

Du og sjefen din

Reglene for forretningsetikett for underordnede innebærer en ekstern, ikke-kjent appell til en leder. Selv om sjefen (sjefen) er en jente eller en ung mann som bare er litt eldre enn deg, er det verdt å si "du". Hvis du er på lederens kontor, og en forretningspartner eller en annen sjef kommer inn, enten du blir eller drar, må han avgjøre om han ber deg om å gå, det er ingen grunn til å føle seg foraktet. Hvis sjefen din noen gang fornærmer deg foran fremmede, ikke reager med naturalytelser. Hvis du er opprørt, ikke hopp ut av kontoret, prøv å gå rolig ut og finn et tilbaketrukket sted hvor du kan roe deg ned. IkkeDiskuter hva som skjedde med kolleger. Du kan ordne opp med lederen i friminuttet, rolig lytte til hans ønsker og uttrykke dine klager. Jo høyere sjefen er, desto vanskeligere er rollen din, og i noen situasjoner er det viktig å huske reglene for forretningsetikett. Hvis en spesielt respektert person trenger å bli eskortert ned i korridoren på en institusjon, må du åpne dørene for å slippe den viktige gjesten gjennom, og deretter flytte ved siden av ham, bare henge etter et kvart trinn. Hvis korridoren deler seg, må du angi retningen med en grasiøs gest. Hvis korridoren slynger seg, kan du si «La meg gå med deg» og deretter frimodig gå videre.

Noen ord om dårlig oppførsel

Det er normer og regler for forretningsetikett som er entydige for alle ansatte: ikke les andres brev, snakk med tilbakeholdenhet og høflighet, vær vennlig med kolleger og hold avstand til overordnede. Men noen ganger på jobb er det gjort unntak fra disse reglene, for eksempel når du trenger å finne et dokument på skrivebordet til en annen ansatt som ikke er der. Generell oppførsel i tjenesten og på kontoret skal være verdig, med upåklagelig oppførsel. Du må hele tiden overvåke oppførselen din, hvordan du går, kommuniserer, sitter. Husk at det er uanstendig å ta på nesen, ørene, håret eller andre deler av kroppen offentlig.

Hva bør aldri gjøres på arbeidsplassen:

• Tygg, plukk tenner.
• Gnager på penner, blyanter, papirer eller negler.
• Riktig sminke, manikyr, maling av lepper på arbeidsplassen - dette er de grunnleggende regleneforretningsetikett for en sekretær.
• Gjesp uten å dekke til munnen.
• Legg føttene på bordet, kryss bena

Påkrevd daglig:

• Hold rene klær, hår, kropp, bruk deodorant, men ikke parfyme.
• Bær et pent lommetørkle.
• Ta vare på tannhelsen din.

Disse reglene og ønskene er uunnværlige normer for etikette, de lar deg ikke bare bli en god, verdifull medarbeider, men også en hyggelig person som du ønsker å ha med å gjøre. Utseende er den beste måten å vise respekt for andre mennesker på.

Regler for god oppførsel i omgangen med kolleger

Når du først begynner å jobbe på kontoret og blir kjent med kollegene dine, begynner du å bygge relasjoner som vil bestemme klimaet i teamet og resultatene av felles arbeid. Hvordan oppføre seg for å vinne dem? Vær vennlig med alle, men ikke prøv å komme nær én person med en gang, gi deg selv litt tid til å bli bedre kjent med folk. Spør gjerne ansatte om jobben, men ikke ha personlige samtaler med dem i starten. Ikke bekymre deg hvis du ikke klarte å bli med på laget fra første dag, det er ingenting g alt med det. Takk alltid kolleger for hjelpen og husk å ikke gå utover reglene for forretningskommunikasjonsetikett.

For eksempel:

• ikke irritere kollegene dine med samtalene dine og ikke blande deg inn i andres samtaler;
• ikke sladder og ikke hør på sladder, ikke avlytt andrestelefonsamtaler;
• ikke diskuter helse- og kroppsfunksjonsproblemer med kolleger;
• ikke prøv å uttrykke eller påtvinge din personlige mening ved noen anledning;
• ikke skjenn ut noen i nærvær av fremmede, selv om du har rett tre ganger, plutselig mistet besinnelsen - be om unnskyldning umiddelbart;
• ikke lat som om du er mer opptatt enn andre, noen ganger kan du høflig be kollegene dine om å ikke lage bråk, men gjør det høflig og uten å ringe;
• ikke vær egoistisk, i din offisielle iver, prøv å ikke skade kollegene dine for å få noen fordeler eller gunst hos dine overordnede.

Og hovedregelen for forretningsetikett, både for en kontoransatt og en offentlig ansatt, er: «du må være høflig, taktfull, høflig og tolerant i møte med kollegaer og ledelsen, aldri snakke om følelsene dine. «

Telefonetikett for sekretær

Førsteinntrykket av en bedrift gjøres ofte over telefon, og et dårlig førsteinntrykk er vanskelig å bli kvitt. Svært ofte, når du ringer et firma på forretningsreise, kan du komme over et svar som ikke har noe å gjøre med forretningsetikett eller enkle høflighetsregler. Noen ansatte svarer på kontortelefonen som om de gjør en tjeneste, andre anser det ikke som nødvendig å navngi bedriften eller avdelingen. Og alle vet hvor hyggelig det er å snakke i telefon etter det med veloppdragne mennesker som svarer raskt, vennlig og uttrykker sin vilje til å hjelpe.

Telefonsamtaler besvares vanligvis av sekretæren, men ikke bare han, men alle ansatte bør kjenne til de grunnleggende reglene for forretningskommunikasjonsetikett, som det er viktig å følge når man kommuniserer på telefon.

• Ikke få folk til å vente på svar, ta telefonen med en gang og svar. Hvis du ikke kan snakke, be om å få ringe tilbake, ikke få den som ringer til å vente. Og å plugge musikk inn i linjen for å fylle et tomrom anses som dårlig oppførsel.
• Umiddelbart etter at du tar telefonen, si hei, navngi firmaet ditt og introduser deg selv. Hvis du jobber i en stor institusjon, må du navngi en spesifikk avdeling for å hjelpe den som ringer med å finne veien.
• Når telefonen blir spurt om noen andre, godta en melding til vedkommende eller tilby å ringe tilbake senere.
• Under en samtale, hold deg selv i kontroll og oppfør deg riktig selv med de mest trege kunder. Hvis personen er på kanten, hjelp dem med å roe seg ned, men som svar på fornærmelsen er det bare å legge på.
• Se talen din og velg ordene dine, husk at sjargong i forretningskommunikasjon er helt upassende. Aldri si "ja" eller "ok", bare "ja", "ok" eller "selvfølgelig".
• Hold telefonen i hendene, ikke mellom skulderen og haken, snakk tydelig og direkte inn i mikrofonen, ikke forbi. Og aldri snakk med munnen full.
• Når du ringer, si hei og identifiser deg selv og selskapet du representerer umiddelbart. Vær høflig, kort og saklig.

Forretningsetikett i møte med besøkende

Statsansatte og kontoransatteansatte mottar ofte kunder på kontoret sitt. Gode manerer er ekstremt viktig her, folk liker å forholde seg til noen som viser dem respekt. Etikettereglene for forretningskommunikasjon og oppførsel må overholdes i alt: både i møte med besøkende ved døren, hjelpe ham med å kle av seg og ikke la ham vente. Hvis du fortsatt må vente, sørg for å be om unnskyldning, selv om feilen for denne forsinkelsen ikke er din, tilby ham te eller kaffe. Hils folk med et vennlig smil, prøv å knytte uformelle kontakter, men sladre aldri om noe. I samtale, hold avstand, men vær korrekt, høflig og tålmodig. Eskorter besøkende til kontordøren som om de var dine gjester.

God tone i forretningsbrev

Reglene for forretningskorrespondanseetikett påvirker både utseendet og innholdet, selve brevets innhold. Før du skriver, må du lage en plan som vil hjelpe deg med å presisere og tydelig si essensen av saken. Samtidig er det viktig å ta hensyn til flere obligatoriske regler for gjennomføring av forretningskorrespondanse.

1. Brevet må skrives riktig med tanke på stil, stavemåte og tegnsetting.
2. Offisielle meldinger skrives vanligvis ut, dette er et tegn på respekt for mottakeren.
3. I følge reglene for god oppførsel skal ingen av brevene, med unntak av takk, ikke forbli ubesvart.
4. Brevet må være pent formatert, det er vanlig å skrive forretningsbrev kun på hvitt A-4-papir.
5. Dater alltid brevene dine nederst til venstre og legg igjen en personlig signatur, etternavn oginitialer.
6. Når du adresserer, er det vanlig å bruke ordet "kjære(r)", og når du bruker det personlige pronomenet "Du", bruk stor bokstav.

Avslutningsvis

Perfeksjon oppnås gjennom flid og repetisjon. Streb etter fortreffelighet i alt, forkynn reglene for forretningsetikett - i måten å holde på, i måten å snakke og bevege seg på, men ikke stopp bare ved den ytre manifestasjonen av gode manerer, rett opp mangler ved din egen karakter, vær oppmerksom til kolleger, lær utholdenhet og tålmodighet, behandle deg selv og behandle andre mennesker med lik respekt. Hvis du jobber flittig, vil du snart merke resultater som vil forandre livet ditt.