Dokumenthåndtering er et viktig ledd i kontorarbeid

2024 Forfatter: Henry Conors | [email protected]. Sist endret: 2024-02-12 11:37

Arbeidsflyten forstås som reglene for å fremme signerte løsninger i en virksomhet eller institusjon fra det øyeblikk de mottas til arkivlagring. Grunnlaget for dette konseptet er mottak av et dokument, dets behandling, overføring til utøvende organer, organisatoriske tiltak for utførelse, sertifisering, utførelse, lagring.

Dette er en prosess som tar hensyn til forekomstene av dokumentets bevegelse sammen med hastigheten på dets bevegelse gjennom disse forekomstene. Dokumentflyt er en prosess som må korreleres med forv altningsapparatets informasjonsvirksomhet, med dokumentering av hvert enkelt vedtak, lagring av nylig mottatte dokumenter.

Et stort antall mangler ved virksomheten til mange administrative apparater er nettopp forbundet med den dårlige organiseringen av dokumentflytting. For eksempel bør prosessen med sirkulering av et forv altningsbeslutningsdokument inneholde tre obligatoriske komponenter:

• informasjonsstøtte for beslutningen som tas (dette inkluderer pålitelig informasjon,bekrefter riktigheten av avgjørelsen);
• dokumentere selve vedtaket (forskriftsdokument);
• kontroll over implementering (som inkluderer organisering av det foreslåtte arbeidet, metoder for å fullføre oppgaven, overholdelse av betingelser og tidsfrister).

Som det fremgår av eksemplet ovenfor, er arbeidsflyten innsamlingen av informasjon som ligger til grunn for et administrativt vedtak; utarbeidelse av selve vedtaket, inkludert redigering, koordinering, utforming frem til godkjenning. Alle de ovennevnte stadiene krever bevegelse av dokumentet ikke bare mellom strukturelle divisjoner i bedriften, men også mellom utøvere, fra teknikere, spesialister til ledere. Konklusjonen fra dette eksemplet er som følger: jo høyere bevegelseshastigheten til dokumentet er, jo høyere kvalitet på utførelsen av det på hvert enkelt trinn, desto bedre blir prosessen med å administrere virksomheten som helhet.

Begrepet i seg selv dukket opp i litteraturen allerede på 1920-tallet. Da ble det antatt at arbeidsflyten er organiseringen av arbeidet rettet mot en rasjonell konstruksjon av statsapparatet som helhet, fordeling av ansvar mellom ulike utøvere og tjenester. I 1931 gjorde Institute of Management Technology det første forsøket på å regulere de enhetlige prinsippene for kontorarbeidsorganisering. Reglene ble fastsatt etter hvilke aksept og levering av dokumenter, reglene for utførelse og regulering av signering skulle foretas. Følgende stadier av økonomisk utvikling fikk lovregulering av et slikt konsept somkontorarbeid, hvor hovedvekten var på individuelle tekniske operasjoner. Dokumenthåndteringsprogrammet ble ikke nevnt i disse lovgivningslovene, selv om det faktisk gikk ut på å organisere overføringen av dokumenter. Fra 1974 ble hoveddokumentet signert som regulerer hele prosessen med dokumenthåndtering, som fortsatt er i kraft.

Dette stykket av lovgivningen kalles "Unified State Records Management System" (USSD), hvis avsnitt er viet organiseringen av bevegelsen av dokumenter, teknologiske metoder for deres behandling og anvendelsesregler. Denne samlingen formulerer den grunnleggende regelen: "Dokumentflyt er den operasjonelle bevegelsen av et dokument langs den korteste veien, inkludert minimum tid og arbeidskostnader." Bare ved å anvende den godkjente regelen i praksis kan man regne med å forbedre livet til landets befolkning, veksten i statens økonomi.

For å nå disse målene trengs smarte, disiplinerte, ansvarlige ledere, for hvem innføringen av en arbeidsflyt basert på USSD vil være et spørsmål om ære og samvittighet.